Så hanterar Vidingehem dina personuppgifter

Vi behandlar personuppgifter när du söker bostad, när du blir kund och även en tid efter om du upphör som kund. Din integritet är viktig för oss och vi vill därför att du läser vidare för att få veta mer.

Hantering av personuppgifter

En personuppgift är all slags information som kan kopplas till dig som person, till exempel namn, adress, kontaktuppgifter som telefonnummer och e-postadresser. Men även fotografier, ljudinspelningar, registreringsnummer till bilar och IP-adresser till datorer kan vara personuppgifter. Behandling av personuppgifter är all typ av hantering som går att göra med personuppgifter, både elektroniskt och med papper och penna. Exempelvis på olika typer av behandling är: samla in, lagra, läsa, ändra, dela, kopiera, arkivera och radera.

Personuppgifter får bara samlas in och behandlas för särskilda, tydligt formulerade och berättigade syften – ändamål. Ändamålet bestämmer på vilka sätt personuppgifter får hanteras inom ramarna för en viss behandling.

Vidingehem behandlar personuppgifter om dig när du nyttjar någon av de tjänster som bolaget tillhandahåller. Vidingehem behandlar personuppgifter endast för särskilda och uttryckligt angivna ändamål.

När du ringer till oss kan samtalet spelas in. Inspelningen används för att analysera vilka frågor som kommer in till kundcenter. Alla personuppgifter tas bort innan analysen, och själva inspelningen raderas. Det som sparas är anonym statistik som hjälper oss att utveckla och förbättra vår kundservice.

Personuppgiftsansvarig bostadsföretaget

Vidingehem AB, Box 351 05 Växjö, organisations nr 556935-3534, är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter som vi gör själva, eller annat företag gör på vårt uppdrag. Vidingehem ansvarar för att behandlingen av dina personuppgifter sker på ett lagligt sätt.

Vi har ett kommungemensamt dataskyddsombud som kontrollerar att vi behandlar dina personuppgifter korrekt. Du kan kontakta ombudet genom att ringa 0470-410 00 eller skicka e-post till dataskyddsombud@vaxjo.se.

När du erbjuds en bostad hos oss

När du blir erbjuden en bostad hos oss behöver vi behandla personuppgifter om dig. Då behöver vi till exempel uppgifter om din ekonomi, om din anställning och hur du skött tidigare boenden och hyresinbetalningar. Det innebär att vi gör en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och kronofogdemyndigheten och behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss. Om du har en förvaltare eller god man behöver vi behandla de uppgifterna. Om du erbjuds en studentbostad kommer vi att behandla antagningsbesked och kårmedlemskap eller andra intyg som styrker att du kommer att studera under hyrestiden. Vi kan också komma att lämna dina personuppgifter till hyresgäst som bor i den lägenhet du är intresserad av eller ska flytta in i för att underlätta kontakter vid lägenhetsvisning.

Dina personuppgifter kommer att sparas så länge de är relevanta och aktuella och som vi kan ha en skyldighet att arkivera dem enligt lag och kommunala bestämmelser. Kreditupplysning, uppgifter från inkassobolag och myndigheter som vi samlat in för att godkänna dig som hyresgäst sparar vi inte.

Under hyresförhållandet

När du blir kund hos oss och får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under hyresförhållandet behandlar vi till exempel dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och/eller vatten/värme, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig som du behöver. Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Om du har en förvaltare eller god man behöver vi behandla de uppgifterna. Om du bor i en studentbostad kommer vi till exempel att kontrollera att du studerar. Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana. Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig. Vi kommer att lämna dina personuppgifter till elleverantör, bredbandsbolag och kabel-tv-operatör då dessa tillhandahåller angelägna tjänster till ditt boende. Eftersom vi anlitar underleverantörer för viss fastighetsskötsel, städning, reparationer, vid utelåsningar och liknande kommer vi också att behöva lämna ut uppgifter till dessa för att vi ska kunna fullfölja våra åtagande. När du sagt upp din lägenhet kan vi, för att underlätta kontakter vid lägenhetsvisning, också komma att lämna dina personuppgifter till den nya hyresgäst som är intresserad av eller ska flytta in i din lägenhet. Vi kan även komma att dela dina personuppgifter med andra, förutsatt att vi är skyldiga att göra så enligt lag eller beslut av myndighet. Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det till exempel förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten.

När hyresförhållandet är slut

Ditt hyresavtal kommer att sparas i två år och uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial, till exempel betalningar, kommer vi att spara i sju år inklusive innevarande år. Dina personuppgifter kommer emellertid att sparas längre om vi har ett oreglerat krav mot dig eller om vi har en skyldighet att arkivera dem enligt lag och kommunala bestämmelser.

Dina rättigheter

Du har rätt till information om när och hur dina personuppgifter behandlas. Du har i vissa fall även rätt att få dina uppgifter rättade, raderade eller begränsade. Du har rätt att få dina personuppgifter överförda till ett annat företag (dataportabilitet). Du har även rätt att begära information om vilka personuppgifter som behandlas om dig, ett så kallat registerutdrag.

Vi har ett kommungemensamt dataskyddsombud som kontrollerar att vi behandlar dina personuppgifter korrekt. Du kan kontakta ombudet genom att ringa 0470-410 00 eller skicka e-post till dataskyddsombud@vaxjo.se.

Om du är missnöjd med vår hantering av dina personuppgifter kan du klaga hos tillsynsmyndigheten integritetsskyddsmyndigheten. Kontaktuppgifter hittar du på integritetsskyddsmyndighetens hemsida https://www.imy.se/. Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Skydd av dina personuppgifter

All behandling av dina personuppgifter ska ske med respekt för den personliga integriteten och med beaktande av de rättsregler som följer av EU:s dataskyddsförordning och annan gällande lagstiftning på området. Bolagen följer även Sundbybergs stads informationssäkerhetspolicy. För att uppnå ett komplett integritetsskydd har bolagen i uppdrag att se till så att personuppgifter skyddas av modern och kostnadseffektiv teknik.

Vidingehem är ett kommunalt allmännyttigt bostadsföretag och som sådant omfattas bolaget även av offentlighetsprincipen. Det betyder att vi bevarar allmänna handlingar i vårt arkiv och gallrar allmänna handlingar och uppgifter i handlingar enligt vår gallringsplan. Allmänna handlingar är handlingar som skickas in till oss eller handlingar vi själva upprättar, t.ex. hyresavtal, brev och intyg. Dina personuppgifter kan därför utgöra en del av bolagets allmänna handlingar. Bolaget kan få en begäran om att lämna ut sådana till enskilda, myndigheter eller företag. Bolaget lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Före ett utlämnande genomförs alltid en sekretessprövning enligt offentlighets- och sekretesslagen.

Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU/EES, säkerställerVidingehem att sådan överföring är laglig.